An erster Stelle steht für uns, Ihr Schriftgut effizient und qualitativ hochwertig zu erstellen. Deshalb setzen wir nicht voraus, dass Sie die Diktatregeln der DIN 5009 befolgen, die zum Beispiel das Buchstabieren nach dem Deutschen Buchstabieralphabet, Anweisungen für Hervorhebungen, Konstanten für Satz- und Sonderzeichen und vieles mehr festlegt. Die folgenden „Hinweise zum Diktieren“ dienen aber dazu, dass wir uns von Anfang an „richtig verstehen“.

• Sprechen Sie am besten flüssig und in normaler Lautstärke. Ein zu schnelles Diktat führt vor allem bei digitalen Diktiergeräten zu Datenverlust und häufig auch zu Versprechern oder undeutlich ausgesprochenen Wörtern, was dann einen erhöhten Korrekturaufwand bedeuten kann. Es ist nicht erforderlich, dass sie besonders langsam oder betont diktieren. Die für uns tätigen Schreibkräfte sind umfassend im Transkribieren von Diktaten geschult.

• Warten Sie einen kleinen Augenblick nach dem Einschalten des Diktiergerätes, bevor Sie zu sprechen beginnen und vergewissern Sie sich, dass das Gerät tatsächlich aufzeichnet, da es sonst bei Satz- oder Wortbeginn zu einem „Verschlucken“ von Silben oder gar Satzteilen kommen kann.

• Es ist hilfreich, aber nicht erforderlich, Satzzeichen anzusagen, in der Regel ergeben sich diese für eine versierte Schreibkraft aus der Sprachmodulation. Sinnvoll ist es allerdings, das Wort „Absatz“ zu diktieren, wenn Sie einen wünschen, oder auch den Beginn und das Ende von Anführungszeichen oder Klammern anzusagen.

• Ein Buchstabieren von Fachtermini ist nicht erforderlich. Diktieren Sie seltener vorkommende Fachbegriffe oder auch Medikamente einfach flüssig und klar, so können wir, wenn sie uns nicht geläufig sind, nachschlagen. Einzig bei (Eigen-)Namen kann es hilfreich sein, dass Sie die Besonderheit ansagen, zum Beispiel bei dem Namen „Meyer“ diktieren Sie „Meyer mit e y“.